Comment réaliser une charte d’équipe sur un projet?

Nous menons tous des projets avec d’autres personnes et formons une équipe. Trop souvent nous focalisons sur les aspects « production » c’est-à-dire la réalisation de livrables. Pourtant un des facteurs clé de succès d’un projet consiste à impliquer, motiver et fédérer les membres de son équipe. Tout comme il est primordial de valider la charte de projet avant de le lancer officiellement, il est fondamental de prendre un peu de temps pour bâtir la charte d’équipe.

Selon le 10^ème sondage international sur le management de projet : PMI’s PULSE of the PROFESSION^® réalisé en 2018, le pourcentage moyen des projets voués à l’échec varie entre 12% (entreprise à maturité élevée) et 21% (entreprise à faible maturité). Les échecs des projets engendrent des pertes importantes de budget : entre 27% et 37% de budget perdu.

Et si réaliser une charte d’équipe permettait d’améliorer les chances de réussite de nos projets ?

QU’EST-CE QU’UNE CHARTE D’ÉQUIPE?

Sans charte d’équipe, il peut être difficile (voire impossible) de définir des objectifs communs et d’obtenir l’adhésion de chaque membre pour travailler ensemble. Une charte d’équipe est un document écrit et créé par les membres de l’équipe eux-mêmes pour fournir le cap à suivre et clarifier les interactions entre eux durant le projet.

La caractéristique principale d’une charte d’équipe est qu’elle doit être créée et pris en charge par tous les membres de l’équipe. Une charte d’équipe dictée par une direction ou par quelques membres au détriment de l’apport collectif est vouée à l’échec.

Une équipe est un groupe de personnes et même de sous-traitants qui travaillent ensemble pendant une période de temps sur diverses actions connexes. Si les membres vont et viennent au fil du temps, il est important que la nouvelle équipe se réorganise et révise sa charte. Il faut éviter de transmettre simplement cette dernière, sinon cela diminue l’intérêt et l’efficacité de l’outil.

Certains cadres peuvent être plus familiers de la charte de projet. Avec la charte d’équipe, elles servent des objectifs similaires, mais sur des sujets différents. Une charte de projet s’applique au projet et donne les éléments nécessaires pour cadrer ce dernier. Elle est validée par le sponsor du projet et parfois bien avant la constitution de l’équipe projet en charge de le réaliser. La charte d’équipe prend, quant à elle, un aspect plus large. Tout d’abord, les membres de l’équipe peuvent se retrouver membres de divers projets dans leur travail. De ce fait, les chartes de projet doivent être compatibles avec les accords de charte de l’équipe. La charte d’équipe quant à elle, permet de clarifier le mode de fonctionnement que l’équipe adopte pour travailler ensemble.

QUELS SONT LES AVANTAGES D’UNE CHARTE D’ÉQUIPE?

Une charte d’équipe doit fournir une vision succincte et définir une mission que tous les membres de l’équipe soutiennent.

Une fois qu’une équipe a été constituée, tous les membres devraient se réunir pour créer la charte d’équipe plutôt que de s’attaquer à la réalisation de livrables spécifiques du projet. De cette manière, tous les membres ont voix au chapitre, ce qui peut garantir d’obtenir leur soutien durant le projet et d’améliorer la responsabilisation de chacun. Les buts d’une charte d’équipe incluent les éléments suivants (liste non exhaustive) :

• Obtenir l’adhésion de tous les membres de l’équipe, y compris ceux qui, initialement, souhaitaient éviter de participer au projet,
• Responsabiliser les membres de l’équipe, y compris le management, de tous les principes énoncés dans la charte d’équipe,
• Définir les rôles et les responsabilités de manière claire et mesurable,
• Définir les opérations, y compris les moyens de s’adapter au changement, de lever les obstacles et même de définir des actions telles que la participation de chaque membre dans la réalisation du projet,
• Faire preuve de manière transparente du but et de la mission de l’équipe (et le communiquer aux autres parties prenantes),
• Fournir de la clarté et réduire la confusion en cas d’apparition de demandes ou d’actions conflictuelles.

N’oubliez pas que vous avez besoin d’une charte d’équipe chaque fois que vous avez besoin de former une synergie plus poussée entre les membres de l’équipe. Cela peut être particulièrement critique si vous réunissez deux équipes qui ont déjà travaillé séparément ou si votre équipe nécessite du management à distance (cas des équipes éclatées géographiquement par exemple). La participation et l’adhésion de chacun est vraiment essentielle pour le succès de votre nouvelle équipe.

L’ABSENCE DE CHARTE D’ÉQUIPE ou COMMENT GÉNÉRER DES RISQUES POUR UN SUCCÈS OPTIMAL

Parfois, nous commençons les projets en retard. Il peut exister un sentiment d’urgence, ce qui peut amener les dirigeants et d’autres personnes à omettre la réalisation de la charte d’équipe. « Après tout, il y a un travail important à faire, fonçons ! » me direz-vous. N’oubliez pas qu’on trouve assez facilement le temps de mal faire et plus difficilement le temps de bien faire.

Nous avons souvent l’impression que l’équipe « ne peut pas se permettre » un temps d’arrêt pour élaborer une charte d’équipe. De plus, certains membres sont parfois moins enthousiastes et peuvent être déconcertés par la réalisation d’une charte d’équipe. Pourtant, la tâche est importante et devrait constituer une priorité pour l’équipe.

L’absence de charte peut facilement (et rapidement) amener un chaos et des faux pas, car les rôles ou même les directives de l’équipe sont flous. Le temps à consacrer pour réaliser une charte d’équipe est variable en fonction du projet à mener. Cela peut varier d’un après-midi à deux ou trois jours, selon la taille et l’importance de l’équipe.

Gardez en mémoire que parfois il faut avancer lentement pour pouvoir avancer vite (principes agiles). En d’autres termes, prenez le temps dont dispose l’équipe pour créer la charte, afin que chacun soit au clair sur la façon d’agir et qu’il se sente à l’aise pour aller de l’avant.

La charte d’équipe est un outil puissant permettant d’éviter les devinettes, chaque chose a été délibérée ensemble, on diminue l’incertitude déjà bien présente dans nos projets.

Le risque majeur d’absence de charte d’équipe est l’inertie. En d’autres termes, l’équipe peut facilement subir le poids d’un membre de l’équipe plus extraverti / plus intimidant qui fait avancer ses propres sujets au détriment des sujets de l’équipe et des priorités du projet. De même, l’absence de clarification sur la façon de prendre des décisions, de régler les conflits ou même de confirmer que le travail réalisé est correct peut entraîner des lenteurs dans la réalisation du travail.

COMMENT CRÉER UNE CHARTE D’ÉQUIPE EFFICACE ?

Une équipe est composée de personnes, motivées par des sujets différents, et la constitution d’une équipe doit refléter un focus commun pour chaque membre de l’équipe. Quelques questions importantes sont à considérer :

• Qui est impliqué ? Chaque membre d’une équipe doit être impliqué, sinon cela finira par aboutir à un conflit/débat ou à simplement échouer. La phase de création d’une charte d’équipe va permettre de se confronter dès le début du projet à la résistance ou à l’ambiguïté et cela va créer des liens entre chacun et poser les bases du succès du projet. Faîtes en sorte que personne ne puisse se retirer durant le projet, travaillez l’inclusion.
• Qui est le chef d’équipe et qui résout les conflits ? Un élément clé à prendre en compte dès le début est le chef d’équipe, qui prend la relève en cas d’absence du premier, etc. Si l’équipe est assez grande, il peut y avoir des leaders dans différents domaines. Tout ceci devrait être convenu ensemble et écrit dans le cadre de la charte. Il en va de même pour la résolution des conflits et s’il existe un processus d’escalade, le documenter.
• Combien de temps dure le processus de création d’une charte ? Cela peut varier. Le délai peut aller de quelques heures à deux ou trois jours. L’essentiel est de s’assurer que tous les membres de l’équipe contribuent et qu’une fois la charte créée, tout le monde se sentira suffisamment bien pour la signer et continuer son travail.
• Combien de temps est valable une charte d’équipe ? L’équipe doit décider si la charte couvrira tout le projet ou seulement la phase à venir. Si l’équipe peut s’entendre sur une charte couvrant le projet complet, avec des vérifications occasionnelles au besoin, elle peut se sentir plus autonome en sachant qu’elle ne sera pas sujette à de fréquents changements. Voici quelques idées pour vous permettre d’optimiser la réalisation d’une charte d’équipe efficace.

PREMIER ÉLÉMENT D’UNE CHARTE D’ÉQUIPE RÉUSSIE : LE CONTEXTE

Il est important de situer le contexte de la création de l’équipe :

• Est-ce que l’équipe est un département dans une grande organisation ?
• Est-ce une équipe nouvellement créée qui se concentre sur des types de projets spécifiques ?
• Est-ce que notre équipe est la fusion de deux équipes auparavant indépendantes ?
• Est-ce que l’équipe est distribuée géographiquement et nécessite un management à distance ?

Ensuite, en équipe, vous pouvez vous poser les questions clés suivantes :

• Qui est le chef d’équipe ? Lorsque cette personne n’est pas disponible, qui est le « commandant en second », etc. ?
• De quoi les principales parties prenantes ont-elles besoin et attendent-elles de cette équipe ?
• Qu’est-ce que chaque membre de l’équipe apporte à l’équipe et quelles sont leurs attentes individuelles ? Cette dernière question est essentielle pour obtenir de l’assistance et du soutien, surtout s’il y a des parties prenantes réticentes (voir matrice d’engagement dans mon livre « Pratiques de management de projet »).

DEUXIÈME ÉLÉMENT D’UNE CHARTE D’ÉQUIPE RÉUSSIE : OBJECTIFS DE MISSION ET DE VISION

Une fois que le contexte et le leadership de l’équipe ont été établis, vous pouvez commencer à vous concentrer sur les aspects les plus importants de la charte. Il s’agit ici de définir les valeurs profondes de l’équipe qui permettront de souder celle-ci.Les éléments clés à discuter :

• Décidez à quoi ressemblera le succès du projet. Comment est-il mesuré ? Il s’agit ici d’aborder aussi et surtout la notion de succès au sens de l’équipe car la charte projet comprend déjà les aspects réussite du projet. On abordera ici les notions de bien-être, de satisfaction personnelle, d’amélioration des compétences, de sentiment d’appartenance, …
• Énoncez les principes pour guider l’équipe pendant toute la durée du projet (notion de collaboration).
• Définir le rôle clé que l’équipe joue dans la réussite (financière et autre) du projet.
• Reprenez les échéances, les objectifs et les jalons intermédiaires du projet afin de déterminer la manière dont le travail, les performances et les interactions de l’équipe servent le projet.

TROISIÈME ÉLÉMENT D’UNE CHARTE D’ÉQUIPE RÉUSSIE : RÔLES ET RESPONSABILITÉS

Une fois que vous partagez la même vision et les mêmes valeurs et objectifs, vous pouvez vous focaliser sur les rôles et responsabilités de l’équipe. Vous pouvez utiliser la méthode RACI pour formaliser cela (Consulter mon livre pour plus de détails).Il vous faut maintenant :

• Précisez qui fait quoi et pour qui.
• Évaluez toute l’expertise nécessaire pour que l’équipe atteigne ses objectifs.
• Notez les lacunes à combler. De nouveaux membres de l’équipe sont-ils nécessaires (contractuels, à temps partiel, participants occasionnels de l’entreprise) ?
• Créez une matrice de rôles et de responsabilités RACI (Responsable, possède l’Autorité, Consulté, Informé).

Assurez-vous que la voix de chaque membre de l’équipe est recherchée, enregistrée et reflétée dans les définitions. C’est la clé de la charte et du succès de l’équipe. Si même un membre de l’équipe se sent exclu ou peu impliqué, ou éprouve des difficultés à adhérer à la structure, l’équipe aura plus de difficulté à réussir.

QUATRIÈME ÉLÉMENT D’UNE CHARTE D’ÉQUIPE RÉUSSIE : VÉRIFICATIONS ET RÉVISIONS INTERNES

Une charte d’équipe est aussi efficace que les actions qui y sont mesurées. Il est donc important que l’équipe explique clairement comment les contrôles et équilibres internes et les révisions seront gérés :

• Qu’attend-on de chaque sous-équipe et membre de l’équipe et quand ?
• À quelle fréquence les check-ins complets des équipes sont-ils effectués et quels types de sujets doivent être traités ? ·        Quels sont les objectifs des membres individuels de l’équipe et comment sont-ils mesurés ? Les chefs d’équipe doivent également décider si les objectifs assignés aux membres seront pris en compte dans les examens annuels des membres de l’équipe. Souvenez-vous que les objectifs doivent être SMART :
  • Spécifiques (il faut éviter d’être trop vague ou généraliste, tout le monde comprend ce que signifie l’objectif)
  • Mesurables (un indicateur de mesure doit être accolé à l’objectif pour vérifier et contrôler l’atteinte de l’objectif)
  • Réalisables (avec les moyens et compétences à notre disposition ainsi qu’en prenant en compte l’environnement)
  • Réalistes (on doit pouvoir les atteindre)
  • Temporels (disposer d’un délai)

Il est également essentiel d’énoncer clairement la responsabilité des membres de l’équipe. Cela s’applique à tout, de la participation aux réunions d’équipe aux livrables généraux. Enfin, cette étape devrait éviter toute confusion entre performance de l’équipe et comportement individuel.

CINQIÈME ÉLÉMENT D’UNE CHARTE D’ÉQUIPE RÉUSSIE : ÉVALUATION DE LA PERFORMANCE ET ÉVALUATIONS DES MEMBRES

La charte de l’équipe fournit un excellent critère pour la performance individuelle au sein de l’équipe. L’équipe et le service des ressources humaines doivent décider dans quelle mesure l’évaluation de l’équipe façonnera ou affectera l’examen annuel du membre de l’équipe. Chacun devrait pouvoir donner son avis sur les performances d’un membre de l’équipe mais cela est parfois difficile dans certain contexte et souvent la politique RH de l’organisation empêche ce type de fonctionnement.

CONCLUSION

J’espère que ces éléments vous aideront dans la réalisation d’une charte d’équipe. Certains d’entre vous diront : « Mais le temps nous manque, il faut produire car les délais et les marges sont déjà très serrés. ». Je vous l’accorde et j’en ai bien conscience mais bien souvent, l’absence de règles communes de fonctionnement et de manque de clarification des rôles et responsabilités génèrent des dysfonctionnements. Ces derniers éléments sollicitent le chef de projet et perturbent le déroulement du projet et finalement on perd plus de temps à gérer les problèmes que le temps à consacrer pour réaliser une charte d’équipe. De plus, la révision d’une charte d’équipe en cours de projet est aussi un bon moyen de faire le point avec les membres de l’équipe, de laisser chacun s’exprimer sur son ressenti et de proposer des pistes d’amélioration.

Bonne charte d’équipe!

Vincent DRECQ

Vous pouvez aussi consulter dans le même thème :

BOOSTEZ VOS ÉQUIPES GRÂCE AUX RITUELS DE PROJET ! https://www.conseilorga.com/tuckmann-rituels-de-projet/