Boostez vos équipes grâce aux rituels de projet !

Boostez vos équipes grâce aux rituels de projet !

Episode 1

le stade de formation (« Forming »)  de l’équipe projet

Auteur : Denis Schneider, PMP 

« Sur des projets critiques aux échéances toujours plus courtes… il est impératif de constituer rapidement la Dream Team ! » Nous avons tous fait ce constat et pourtant que faisons-nous pour accélérer la montée en performance de nos équipes projet ?

Ne rien faire en « croisant les doigts pour que ça marche » ne garantit pas la performance. L’intention et l’engagement du chef de projet sont déterminants…et… il a aussi des outils et des processus à sa disposition.

Je vous propose de visiter ces fameux rituels d’équipe qui permettent aux collectifs de monter rapidement en performance.

Vous vous rappelez sans doute les 5 stades d’une équipe de projet de Tuckmann, outil célèbre du guide PMBOK® :

Stade 1 : Formation (Forming)

• Méconnaissance des enjeux et objectifs du projet
• Engagement très limité des membres de l’équipe
• Peu ou pas de communication entre membres de l’équipe

Stade 2 : Tension (Storming)

• Confusion quant aux rôles et responsabilités
• Conflits ouverts potentiels
• Réactions négatives potentielles contre le leader

Stade 3 : Normalisation (Norming)

• La confiance s’installe
• Le « quoi, qui, quand et comment» devient clair pour toute l’équipe
• Des accords de fonctionnement apparaissent

Stade 4 : Performance (Performing)

• L’équipe produit de façon efficiente à un bon niveau de qualité
• L’équipe manage les parties prenantes externes en permanence
• L’équipe travaille pour l’équipe

Stade 5 : Dissolution (Adjourning)

• Les membres de l’équipe sont tristes de se séparer
• Chacun établit la vision de sa performance
• L’équipe prépare un bilan de projet collectif et individuel
• Chacun prépare son retour dans son service d’origine

Dans ce premier article, regardons de plus près le stade 1, il s’agit du stade de la formation de l’équipe projet. Les personnes en présence ne se connaissent pas, ne connaissent pas leur niveau de compétences les uns par rapport aux autres et aux attentes du projet. On pourrait dire que c’est le stade des inquiétudes collectives et individuelles, le chef de projet doit avant tout rassurer les équipiers projet.

Pour ce faire, deux axes prépondérants sont à travailler :

1/ Donner du sens, autrement dit, clarifier les objectifs du projet et répondre à la question suivante : pourquoi et pour quoi allons-nous faire ce projet ensemble ?

2/ Initier la dynamique collective, en fixant les règles de l’équipe pour bien vivre & travailler ensemble, en partageant les visions différentes du projet.

Pour ce faire, voilà 3 outils, ou devrais-je dire… 3 rituels collectifs… à la disposition du chef de projet et de l’équipe :

Pratiquer massivement l’inclusion (issue des travaux de Will Schutz)

De quoi s’agit-il ? c’est un moyen puissant pour permettre aux membres de l’équipe de se sentir à l’aise dans le collectif et quand nous sommes à l’aise nous pouvons produire mieux, plus rapidement ensemble, la collaboration et l’efficience en quelque sorte. Un deuxième enjeu majeur est de faire du lien entre les équipiers du projet.

Will Schutz nous apprend que tout être humain a besoin, pour s’engager dans un groupe, de répondre OUI aux trois questions essentielles suivantes :

• Est-ce que je me sens important dans ce groupe ? dans le groupe ou en dehors ?
• Est-ce que je me sens utile dans ce groupe ?
• Est-ce que je peux m’ouvrir aux autres dans ce groupe ?

Ainsi chaque membre de l’équipe projet doit pouvoir répondre « oui » consciemment à ces 3 questions, ça semble naturel…et pourtant… nous pouvons assez vite l’oublier, pris par l’urgence de nos activités multiples, le chef de projet va devoir être attentif en permanence à ces 3 questions.

Le chef de projet peut permettre à chaque équipier de prendre conscience qu’il est apprécié, qu’il est important et qu’il est utile dans l’équipe par le fait même de lui donner l’opportunité de répondre aux questions suivantes (quelques exemples) :

• Comment tu te sens ?
• Quelles sont tes craintes pour ce projet ?
• Comment tu penses participer à ce projet, à cette tâche ?
• Qui es-tu ? Un truc personnel à partager ?
• Comment penses-tu faire pour résoudre ce problème ?
• De quoi es-tu très fier dans ton travail de la semaine dernière ?
• …

En proposant ce temps collectif court de questions-réponses au début des réunions de projet, le chef de projet permet cette inclusion essentielle à la montée en performance de l’équipe.

Même dans le cas d’une équipe « à distance », ce processus peut être utilisé via une conférence téléphonique ou une visio-conférence, ce sera sans doute moins puissant qu’en face à face mais tout aussi essentiel.

Co-construire la charte d’équipe

Il s’agit de construire ensemble le cadre de référence de l’équipe, référentiel auquel toute l’équipe peut se rapporter en cas de « tension ».

La finalité…c’est un document formel et signé (par le chef de projet et tous les équipiers)  contenant les éléments suivants :

• Les valeurs de l’équipe (exemples : la confiance, le respect, …)
• Les processus opérationnels (exemples : organisation des réunions d’équipe, prise de décision, résolution de problème, régulation de conflits…)
• Les principes pour bien travailler ensemble (exemples : la ponctualité, l’écoute, des temps de convivialité le vendredi soir…)
• Les rôles et responsabilités dans l’équipe

Ce document est évidemment amené à évoluer au fil du projet et de la vie de l’équipe, le chef de projet ne doit pas hésiter à remettre cette charte de projet « sur l’ouvrage » pour l’adapter au mieux aux besoins opérationnels et émotionnels de l’équipe.

En termes de processus de création, le chef de projet peut proposer la construction d’un Mindmap collectif pour développer la créativité et permettre à l’équipe de voir le résultat de leur réflexion tous ensemble.

Partager le pre-mortem

Il s’agit de se projeter dans le futur et d’imaginer que le projet a été une catastrophe, les équipiers projet, les parties prenantes écrivent une histoire succincte de cette catastrophe, permettant ainsi d’obtenir des scénarios possibles d’événements nuisibles impactant le projet.

L’enjeu de ce rituel est de partager (en collectif) les visions individuelles du projet car chacun va pouvoir s ‘exprimer sur ses craintes concernant ce projet.

Quel est le déroulé ?

A l’instar du rituel d’inclusion, le chef de projet peut animer un temps collectif de questions-réponses autour des questions centrales suivantes :

• Quelles sont vos appréhensions par rapport à ce projet ?
• Comment allons-nous réussir à « planter » ce projet ?

Une séance collective de pre-mortem va permettre de produire une première  liste de risques identifiés pour initier une analyse des risques plus complète (Impact/probabilité) dans un deuxième temps.

Je ne peux que vous engager à tester ces outils dans vos équipes de projet.

A vos rituels !

et… Rendez-vous pour le prochain épisode : « le stade de toutes les tensions ! »

 Si vous voulez en savoir plus sur la certification PMP, rejoignez-nous sur : https://www.conseilorga.com/mes-prestations/formations/preparation-a-la-certification-pmp/

D’autres ressources qui peuvent vous intéresser :

• Le WBS est un outil essentiel à utiliser sur les projets selon le guide PMBOK® : https://www.conseilorga.com/wbs/
• Pourquoi se certifier : https://www.conseilorga.com/certification-pmp/
• Le diagramme d’affinité (autre outil cité dans le  guide PMBOK®  : https://www.conseilorga.com/le-diagramme-daffinite/